Faciliter une séance de fast codev
Le fast co-développement (ou codev) est une adaptation du processus de co-développement, imaginé par les canadiens Claude Champagne et d’Adrien Payette, en 1997.
Un groupe de « pairs » se rencontre, sous la supervision d’un facilitateur, afin d’aider l’un d’entre eux à résoudre une problématique par le partage d’expériences et leurs réflexions collectives. Les sujets traités sont de l’ordre professionnel et varient selon les participants : management, communication, gestion de projet, organisation, bug technique … Tout est possible !
Je suis fan de cette technique qui nous rend tous acteurs de la résolution de nos problèmes et développe l’intelligence collective. Avec le fast codev, nous sommes pendant 30 minutes tous au service d’un seul !
Pour en savoir plus sur les principes du fast codev, le déroulement d’une séance, les rôles et les règles, voir mon précédent article : ➡️ https://www.pascalepothin.fr/blog/le-fast-codev
Voici dans cet article, quelques éléments, en retour d'expérience, pour apprendre à faciliter un tel atelier.
Le facilitateur
Le facilitateur, a un rôle très important dans le bon déroulement d’une session. Il est le garant du processus et se doit de créer un cadre clair où chacun peut s’épanouir, un climat de bienveillance, de tolérance et respect.
☑️ Protection : respect du cadre et du processus, recadrage des questions et des participants quand cela est nécessaire, attitude bienveillante et sans jugement et diffusion de cette attitude auprès des participants.
☑️ Et permission : encourager à donner son avis et à participer activement, inciter à utiliser d’autres niveaux de lecture d’une situation, des analogies. Il gère le temps et la distribution de parole.
Inviter
Bien faciliter une séance de codev commence par une bonne invitation. Invitation à participer et non ordre, sommation à venir.
Une invitation doit être engageante, donner envie de participer mais elle peut être déclinée, refusée.
Voici en exemple (ce n’est qu’un exemple donc perfectible) une invitation que j’ai lancée en tant que facilitatrice dans le cadre d’une communauté de managers.
| Bonjour @communauté des managers, Nous avons RDV, lundi prochain, pour une séance de fast codev. Pour rappel, le fast codev a pour ambition d’utiliser l’intelligence du collectif pour aider quelqu’un à résoudre une problématique et ce en 30 minutes seulement. Pour plus d’informations, voir l’article ici (5 min de lecture). Je vous invite donc, tous, à réfléchir à un sujet, une préoccupation professionnelle actuelle que vous pourriez poser au groupe. Un sujet de codev doit satisfaire les critères suivants : - Le sujet doit être un problème, une préoccupation ou un projet lié à une situation précise que vous rencontrez actuellement dans votre pratique professionnelle - Vous devez être au centre de cette problématique (il ne doit pas s’agir du problème de quelqu’un d’autre) et vous devez avoir des leviers d’action (dans votre zone de contrôle ou, a minima, d’influence) - Le sujet peut décrire une problématique ponctuelle ou qui se répète dans le temps. Si de nombreux sujets sont proposés, la séance commencera par une sélection des problématiques qui seront à présenter oralement en 5 minutes maximum. N'hésitez pas à revenir vers moi si besoin [...] |
Pour aider les participants à « pitcher » leur problématique rapidement je leur propose souvent de poser le sujet sous une forme journalistique avec :
- un titre et
- une manchette.
Voici quelques exemples issus de séances auxquelles j’ai participé dans une communauté de coachs agiles :
| Titre: Tous les voyants sont aux rouges Manchette: Je dois déployer 17 indicateurs et les calculer une 1ère fois en décembre. Pour le moment, 2 existent, 7 concernent les points de fonction qui ne sont pas déployés, on sait à peine de quoi il s’agit et les 8 derniers sont plus ou moins difficiles car nous n’avons pas forcément les données dont on a besoin pour les calculer. Je suis perdu, il y a tellement de données source qui sont manquantes que j’ai l’impression que je ne vais pas arriver à produire le tableau de bord demandé. Comment puis-je m’organiser et par quoi commencer pour être le plus efficace possible ? |
| Titre : Comment déployer l’agilité dans un groupe multinational bloqué sur ses habitudes ? Manchette : Je suis en mission dans un groupe bancaire très important dont les projets sont gérés en mode client Métier/MOA -> fournisseur IT, en cycle en V avec un budget et un cahier des charges définis 1 an en avance. Nous avons créé un Centre Agile chargé de fédérer et d’accompagner les initiatives agiles. Dans la courbe de l’innovation, je nous situe entre les innovateurs et les early adopters. Alors que nous avons très peu de leviers, quelles initiatives pouvons-nous lancer après un « Agile Day » et le lancement d’une communauté ? |
| Titre : Comment faire avec un manager qui promeut l’Agilité mais qui n’est pas très agile lui-même ? Manchette : Mon responsable direct est en permanence débordé. Il est très soucieux des détails. Il délègue peu. Il n’a pas envie de management visuel ni de point régulier formel. Bref, il est loin du management 3.0. Par contre, il est animé par les contacts et le rayonnement qu’il peut avoir dans le groupe, mais il fait peu de retours de ces contacts. De mon côté, je suis la petite main qui rédige les compte-rendu, met à jour les indicateurs et feuilles de reporting... Comment mettre en valeur mes compétences techniques et d’animation ? |
| Titre: Personne ne vient ! Manchette : Il est difficile de mobiliser en atelier des acteurs sur lesquels il n’existe pas de levier et pour lesquels le management est mollement porteur. |
Faciliter la session
Une séance de codev est limitée à 30 minutes. Le cadre du déroulé, pour être efficace, doit donc être clair et précis.
Chaque session de fast codev voir s’enchainer plusieurs étapes à dérouler dans un timing précis.
Après un rappel des règles (*) le facilitateur présente à tous le cadre choisi pour dérouler la session.
* : Le fast codev impose des règles précises : Confidentialité (pendant et après la séance), bienveillance, écoute active, parole brève, centrage sur l’aide à apporter, modestie. Pour en savoir plus, voir mon précédent article :➡️ https://www.pascalepothin.fr/blog/le-fast-codev
Voici 4 formats de facilitation que j'aime à utiliser.
1️⃣
| Phase | Activité | Indications |
| Présentation 3' | Le client expose brièvement la situation. Il précise le contexte, la situation et expose des faits | Seul le demandeur parle. |
| Clarification 10’ | Le groupe investigue les faits : qui, quoi, quand, comment. Les questions posées appellent une description, pas un diagnostic, une analyse de cause ou une raison. Les questions ne consistent pas en des propositions de solutions. Privilégier l’utilisation de questions ouvertes. Des questions fermées de reformulation peuvent également être utilisées (ex. "Tu as bien dit que ..."). Supprimer le mot 'pourquoi'. | Les consultants posent une question chacun leur tour. Les réponses sont données seulement par la personne présentant le cas. Il peut y avoir une question pour poursuivre la clarification. Chacun demeure silencieux en attendant son tour. |
| Demande 1’ | Le client (re)formule sa demande d’aide. | Seul le demandeur parle. Il exprime ce qu’il attend du groupe durant la séance. |
| Feedback appréciatif 3' | Les consultants disent ce qui les a le plus impressionné de la part du client et sur son attitude considérant la situation. | Les membres du groupe parlent entre eux librement sans ordre préétabli. Chacun donne a minima, un compliment. Il est permis de renchérir sur les compliments des autres. Le client reste silencieux et ne fait qu'écouter. |
| Propositions 10' | Les membres du groupe partagent leurs réflexions, échangent leurs idées de solution. Les réflexions peuvent s'enrichir l'une l'autre. | Les consultants parlent chacun leur tour. Le présentateur reste silencieux (s’il entend de manière répétée quelque chose apparemment fondé sur un malentendu non productif, il peut le signaler). |
| Clôture 3' | Le client clôture la séance en indiquant comment il l’a vécu, si elle lui a été utile… Il exprime brièvement son feedback vis-à-vis des réflexions et propositions du groupe : qu'est-ce qui lui a été le plus utile ? Qu’est-ce qu’il pense essayer ? Quel sera son prochain petit pas ? | Seul le demandeur parle. NB : le demandeur reste maître du jeu et peut, s’il le souhaite ne rien expérimenter du tout si rien dans ce qu’il a entendu ne « lui parle ». |
2️⃣ Protocole de résolution de problème TADEC modifié pour l’orienter solution focus
| Phase | Activité | Durée |
| T | Thème Un des participants (le demandeur) propose le thème de la session. Par exemple, une situation de conflit à laquelle il est confronté. Il précise le contexte et le problème à résoudre (sous forme de question) | 5’ |
| A | Appuis 1/ Les participants cherchent les points d’appuis, les ressources du groupe dans des situations en lien avec le thème. Chaque participant prend quelques minutes de réflexion individuelle, pour repérer, se souvenir de choses qu’il fait bien par rapport à ce problème. Y compris le demandeur. Auto-questionnement :
| 5’ 10’ |
| D | Désir (se projeter et visualiser une cible désirable) Les participants aident le demandeur à identifier le résultat qu’il aimerait atteindre suite à la séance de travail, son futur préféré. Questionnement : suppose que, comment, oui et, quoi d’autre… | 5’ |
| E | Equation (Ecrire l’équation de résolution du problème) Le demandeur s’exprime et synthétise la situation en reprenant les éléments qu’il a identifiés ainsi que les possibilités proposées par les autres participants dans la phase A. | 5’ |
| C | Challenger et conclure Les participants aident le demandeur, par le questionnement, à identifier son plan d’action pour résoudre son problème. Il s’agit ici d’identifier le petit pas, le n+1, pour atteindre son futur préféré. Le demandeur clôture la séance en indiquant comment il l’a vécu, si elle lui a été utile… | 5’ |
3️⃣ Solution focus (source : Rupture 21)
| Phase | Activité | Indications |
| Présentation 3' | La personne qui présente expose brièvement la situation. Elle exprime ensuite sa position sur une échelle de 1 à 10, 10 pour 'j'ai toute confiance en moi et les idées pour traiter la situation', 1 pour 'je n'ai pas la moindre idée de comment continuer'. | Seul le présentateur parle. |
| Clarification 10' | Le groupe : a) investigue les faits : qui, quoi, quand, comment. Les questions posées appellent une description, pas un diagnostic, une analyse de cause ou une raison. Privilégier l’utilisation de questions ouvertes. Des questions fermées de reformulation peuvent également être utilisées (ex. "Tu as bien dit que ..."). Supprimer le mot 'pourquoi'. b) clarifie l'objectif : Que veux-tu de différent ? Quels seraient les effets d'un changement ? etc... (Questions Solution Focus) c) identifie des signes précurseurs : ce qui a été essayé et qui a déjà eu des effets intéressants, ayant produit des différences dans le sens désiré, qu'est-ce qui a été utile jusque-là, etc... | Les membres du groupe posent une question chacun leur tour. Les réponses sont données seulement par la personne présentant le cas. Il peut y avoir une question pour poursuivre la clarification. Chacun demeure silencieux en attendant son tour. |
| Encouragement (« Resource Gossip ») 5' | Les membres du groupe disent ce qui les a le plus impressionné de la part du présentateur et sur son attitude considérant le cas étudié. Il est permis de renchérir sur des compliments appropriés. | Les membres du groupe parlent entre eux librement sans ordre préétabli. Le présentateur reste silencieux et ne fait qu'écouter. |
| Réflexion 5' | Les membres du groupe partagent leurs réflexions, échangent leurs idées de solution. Les réflexions peuvent s'enrichir l'une l'autre. | Les membres de l'équipe parlent chacun leur tour faisant une observation à la fois. Le présentateur reste silencieux (si il entend de manière répétée quelque chose apparemment fondé sur un malentendu non productif, il peut le signaler). |
| Clôture 2' | Le présentateur répond brièvement aux réflexions de l'équipe: qu'est-ce qui lui a été le plus utile ? Qu'est-ce qu'il pense pouvoir appliquer ? Il exprime sa position actuelle sur l'échelle exprimée au début. | Seul le présentateur parle. |
4️⃣ Source : livre « La bible du team-building »
| Phase | Pourquoi | Quoi | Comment |
| 5' | Exposer le problème à traiter | Un membre du groupe expose son problème, la situation qu’il souhaite résoudre. Ses collègues l’écoutent | L’animateur est vigilant au respect de la méthode et notamment au fait que le fast codev n’est pas un lieu de débat |
| 15’ | Creuser le problème et les « tentatives de solution » | Le groupe pose des questions pour comprendre la nature du problème et les solutions que le collaborateur a déjà explorées, pour éviter de proposer les mêmes choses. | A ce stade, les membres du groupe ne doivent pas apporter de solutions |
| 7’ | Partager les suggestions et pratiques | Le groupe partagent chacun leur tour leurs suggestions formulées de la façon suivante : « Si j’étais à ta place, voila ce que je ferais … » Le collaborateur écoute et n’intervient pas. | L’animateur est vigilant à ce que chacun écrive sa ou ses suggestions. Parfois certains équipiers, à court d’idées, sont tentées de se réfugier derrière les autres ce qui fait perdre du contenu. Ecrire oblige chacun à se creuser un peu les méninges |
| 3’ | Synthétiser les pratiques entendues et partager | L’équipier dit au groupe les pratiques qu’il compte expérimenter, sachant qu’il reste maître du jeu et peut, s’il le souhaite ne rien expérimenter du tout si rien dans ce qu’il a entendu ne « lui parle » | Le timing des différentes séquences peut être adapté au nombre de personnes. Ce qui ne doit pas l’être c’est la durée totale du fast codev qui doit rester courte. |
Pour conclure :
1. Le temps dédié à aider un participant dans la résolution de son problème est limité à 30 minutes. Il vous est cependant possible d’aider plusieurs participants dans 1 seul atelier :
- Si le nombre de participants le permet en prévoyant plusieurs sessions en parallèle, en sous-groupes.
- Avec un facilitateur par sous-groupe, ou 1 seul facilitateur pour tous les groupes (même déroulé donc mêmes séquences pour tous selon le même timing 😉)
- Si la durée au total de votre atelier vous permet d’enchainer plusieurs sessions à dérouler les uns à la suite des autres.
2. Prévoir une durée totale d’atelier > 30 minutes afin de vous permettre :
- En amont de la session proprement dite d’intelligence collective :
- de rappeler les objectifs d’un atelier de fast codev, les principes, les rôles, les règles …
- de permettre aux participants d’exposer leurs problématiques et de sélectionner le ou les sujets à traiter durant l’atelier
- et bien sûr d’expliquer le format, le cadre proposé pour faciliter la session de codev.
- En aval :
- de clôturer l’atelier en permettant aux participants de s’exprimer sur leur ressenti, ce qu’ils ont retenu de la séance (pas sur le/les problèmes exposés mais sur le cadre et les apports d’un atelier fast codev).
Et vous ? Facilitez-vous des séances de fast codev ? Quels formats utilisez-vous ? Quels sont vos astuces et retours d’expérience ?
Crédit photo : ©Manon Pothin