Retour sur la genèse du jeu "Wedding PI Planning"

Il y a 2 semaines, j’ai eu  le plaisir d’animer une session du jeu « Wedding PI planning » à la demande d’un ami coach Agile. Cela faisait longtemps que je n’avais plus animé mon jeu en présentiel avec patafix, fil de laine rouge … 

C’est l’occasion pour moi de revenir sur la genèse de jeu dont l’objectif est de montrer l’intérêt de bloquer 2 jours, lors d’un PI planning(^*), pour que tous les membres des équipes travaillant sur un même programme, à la création d'un même produit, planifient, partagent, échangent, collaborent tous ensemble sur la planification à 3 mois de leurs activités.

_{* : Le PI Planning (Program Increment Planning) est une cérémonie issue du framework SAFe, d’agilité à l’échelle.}

La genèse

Tout a commencé, début 2019, au centre Agile de la Société Générale (entité BSC, DSI en charge des solutions informatiques pour les fonctions transverses de la SG : RH, finance, risque, communication...).

Dans le cadre de l’organisation d’une manifestation à destination des managers, EXCO(^*) du BSC et leur niveau n-1, l’équipe de communication interne nous a contacté afin d’effectuer une présentation de la cérémonie du PI Planning, et ce en 35 minutes.

Vous connaissez ces moments propices à la réflexion, tous entassés dans le RER ? Le soir en rentrant chez moi, la demande de la Communication me trottait dans la tête. Je cherchais une approche originale et ludique (pas une présentation descendante avec des slides), percutante dans le message à passer (en à peine 35 minutes). 

Lors de nos accompagnements, la réticence principale des managers à organiser un PI Planning est le temps que les équipes doivent y consacrer : « 2 jours à bloquer une centaine de personnes ! Quelle perte de production ! » (C’est souvent l’objection qu’ils nous formulent).

Il fallait donc axer le jeu sur l’apport principal d’une telle cérémonie : permettre à toutes les équipes participantes de partager leur planification à 3 mois, d’identifier leurs points d’adhérences et leurs dépendances, de se synchroniser toutes ensemble.

Je prends le RER longtemps ... Je me suis mise sur mon téléphone et j’ai commencé à rédiger le déroulé de ce jeu (je sais, il faut que j’apprenne à déconnecter du boulot) :

- Simuler un PI Planning via l’organisation d’un grand mariage (mairie, église et notaire) faisant appel à un Wedding Planner :

- Organiser en 3 mois un grand mariage avec des équipes spécialisées de traiteur, d’animateur, d’imprimeur etc.

- Différentes équipes et chacune d’elles restant spécialisée dans son domaine, travaillant en silos et ne parlant pas avec les autres (bien sûr aucune ressemblance avec la vie réelle des grands projets et programmes IT)

- Equipes partageant ensuite, dans une 2eme étape, leurs plannings afin de définir celui, global, du mariage.

Voilà le jeu était né ! Enfin l’idée. L’idée ne fait pas tout, il fallait désormais créer ce jeu.

Le lendemain matin, j’ai présenté le concept du jeu au responsable du centre Agile puis avec son accord (merci Abdoul Abdoulla) à l’équipe de Communication qui a donné son Go. J’ai fait appel au volontariat des coachs agiles du centre pour m’aider à construire le jeu. Marco Marcal, David Benoit, Catherine Boudlal et Thomas Gentilhomme ont été les plus rapides à se proposer.

Quelques séances d’ateliers pour creuser les activités à planifier, définir les cartes et les plateaux ... Et voilà le jeu dans sa V1 était prêt.

Il a eu un grand succès lors de cette journée des managers, avec un ROTI(^**) très bon, constitué de 4 et de 5. L’équipe de Communication, depuis, a demandé plusieurs fois à animer le jeu au cours de plusieurs évènements. Le jeu est régulièrement utilisé par les coachs, pour l’acculturation des équipes, en à peine 35 minutes + 10 minutes de débrief.

Hors Société Générale, ce jeu a été présenté  à Agile France  et Agile en Seine dans une version plus longue (plus d'une heure).

 ^{* : EXCO = EXecutive COmmittee. Les membres du Comité exécutif (Comex).}

^{** : ROTI est un acronyme anglais qui signifie "Return On Time Invested", littéralement retour sur le temps investi. Il s’agit d’une pratique agile qui consiste à la fin d'une réunion à voter à main levée afin d'évaluer l'intérêt et l'efficacité d'une réunion et de récolter du feedback Les participants donnent une note de 1 à 5, 1 étant une réunion inutile et 5 une réunion excellente.}

Pour en savoir plus

• Le pitch du jeu

Lors d’une transformation agile à l’échelle, il n’est pas toujours simple de convaincre les équipes et surtout leur manager de l’utilité de participer à un PI planning. Souvent il n’est vu que la perte de production associée à un tel événement : des centaines de personnes qui ne développent rien mais passent 2 jours en réunion… 

Ce jeu est à destination de toute personne souhaitant découvrir en quoi consiste la cérémonie SAFe de PI Planning. 

• Le lien d’accès : https://openseriousgames.org/wedding-pi-planning/

Les participants repartent en ayant compris les avantages d’une telle cérémonie : vision commune, communication, coopération, collaboration, synchronisation…