Kanban est une méthode qui rend visible la manière dont le travail s’effectue. Elle permet de partager, entre toutes les parties prenantes (management, équipes, clients …), une même compréhension du travail, que ce soit en termes :
- De règles appliquées,
- De quantité de travail pouvant être effectuée de manière simultanée,
- De qualité des livraisons.
Sans cette compréhension il n’est pas possible de commencer à s’améliorer.
Une fois le flux de travail rendu visible pour une équipe. Elle peut devenir plus prédictible et travailler à un rythme plus soutenable. La communication et la collaboration s’améliorent, ainsi que la qualité du produit/service rendu. Chaque membre de l’équipe peut agir de manière plus indépendante car il développe une compréhension innée de gestion du risque.
Il est ensuite possible d’utiliser Kanban pour atteindre un meilleur alignement au travers de toute l’entreprise, permettant de réaliser des objectifs de changement radicaux.
Kanban, en se focalisant sur un engagement géré et un flux de travail équilibré, facilite l’adaptation et les changements rapide de direction lorsque les conditions de marché changent ou lorsque des problèmes de dépendances surviennent.
Elles sont au nombre de 9 et incarnent les origines de Kanban, dans sa recherche d’amélioration du travail fourni par des équipes collaboratives. On ne peut appliquer Kanban sans intégrer ces 9 valeurs, toutes ensemble.
- Transparence : la mise en visibilité, le partage public de l’information améliore le flux de valeur. Utiliser un vocabulaire clair et simple, compréhensible de tous.
- Équilibre : les différents aspects, points de vue et capacités doivent être équilibrés entre eux pour accroître l’efficacité. Un déséquilibre entre demande et capacité à faire entraîne une détérioration du travail, et ce pendant une période prolongée.
- Collaboration : travailler ensemble est au cœur de la définition de Kanban.
- Centré Client : comprendre l’objectif, la valeur apportée. Tout « système kanban » tend vers la réalisation de la valeur, la livraison aux clients du produit ou service demandé.
- Flux : la réalisation de travaux tel un flux de valeur qu’il soit continu ou épisodique. Visualiser le flux est un point de départ essentiel dans la mise en œuvre de Kanban.
- Direction (leadership) : être habilité à inspirer les autres à agir par des exemples, des mots et une réflexion. Laisser la place au leadership, à tous les niveaux, quelque soit la structure hiérarchique de l'entreprise, est nécessaire pour accomplir la livraison de valeur et permettre l’amélioration.
- Compréhension : le savoir de départ (individuel et de l’entreprise) afin d’aller de l’avant. Kanban est une méthode d’amélioration et la connaissance individuelle est le point de départ fondamental.
- Accord : l’engagement de se déplacer ensemble vers des objectifs communs en respectant et, si possible, en s’accommodant des différences d’opinions ou d’approches. Non pas un management par consensus mais un co-engagement dynamique d’amélioration.
- Respect : valoriser, comprendre et montrer de la considération pour les personnes. Il est le fondement sur lequel les autres valeurs se reposent.
Les trois principes de conduite du changement Kanban
- Commencer là où vous en êtes. Comprendre les processus existants tels que pratiqués à date.
- Respecter les rôles, les responsabilités (fonctions) et les titres existants.
- S’engager à pratiquer l’amélioration par un changement évolutif. Encourager les actions de leadership à tous les niveaux : du collaborateur à la direction.
Les pratiques Kanban
Il s’agit des 6 activités essentielles pour ceux qui gèrent les systèmes kanban.
- Visualiser
- Limiter le Travail en Cours (WiP : Work in Progress)
- Gérer le flux
- Rendre les règles explicites
- Implémenter des boucles de feedback
- Améliorer collaborativement, évoluer expérimentalement.
Ces pratiques impliquent :
- de voir le travail et les règles qui déterminent quand et comment l’effectuer, puis
- d’améliorer le processus de manière itérative, que ce soit en conservant et généralisant une amélioration, ou en abandonnant et tirant des enseignements de changements inefficaces.
Et pour finir, 2 conseils de lecture :