Mon métier est d’aider des équipes (agiles ou non) à être plus efficaces.
Une équipe est, pour moi, un ensemble d’individus qui coopèrent, mobilisés par un enjeu collectif fort, animés par un niveau d’exigence réciproque élevé - des valeurs communes, des règles de fonctionnement partagées - et bien sur une part de créativité.
Une équipe n’est pas juste un groupe de personnes réunies dans un même espace, sur un même projet, suite à une décision managériale. Qui dit équipe dit stabilité dans la constitution de cette équipe.
Cependant, dans mon quotidien il m’arrive d’accompagner des équipes en construction. 🚧
J’y note des mouvements, des changements (plus ou moins fréquents) des membres constituant ces équipes. Il peut s’agir de l’arrivée d’un prestataire externe, ou d’un collaborateur en mobilité interne, venant renforcer l’équipe ou remplacer un autre membre sur le départ.
Toute nouvelle arrivée déstabilise l’équipe mais est également une opportunité d’apprentissage et d’amélioration des modes de fonctionnement de l’équipe elle-même, et même de l’entité (tribu, filière …) de rattachement de l’équipe.
💡Pour cela, j’aime préconiser un outil très simple, peu couteux mais également puissant : le rapport d'étonnement.
En quoi consiste-t-il ?
Le rapport d’étonnement est un outil, de plus en plus, utilisé par les RH pour collecter les observations des nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise et ce afin d’avoir un regard neuf pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise.
Cet outil peut être utilisé à tout niveau dans une organisation, pour toute équipe quelle que soit sa taille, afin d’obtenir des feedbacks des nouveaux arrivants, pour apprendre et s’améliorer.
Comment l’utiliser :
Le nouvel arrivant doit se sentir libre de s’exprimer franchement et sans langue de bois (sinon ça ne sert à rien).
Une fois la période écoulée, le questionnaire lui est envoyé. Ses réponses sont alors examinées pour en tirer des axes d’amélioration.
Un entretien complémentaire peut également être effectué échanger et compléter les réponses (Pour un collaborateur interne, cet échange peut s’effectuer lors d’un one2one par exemple).
J’aime interroger un nouvel arrivant sur 5 thématiques :
Voici un exemple complet de formulaire (nécessitant environ 10 min de remplissage).
| Bonjour Ce rapport d’étonnement sert à récolter tes premières impressions suite à ton arrivée au sein de ton équipe. C’est un document d’expression libre, dans lequel tu peux partager tes surprises, tes doutes, tes idées, ce qui te satisfait, ce qui te déstabilise… L’esprit de ce document est d’être critique, constructif et précis. Merci à toi pour le temps que tu y consacres. (Questionnaire non anonyme) Qui es-tu ?
L’organisation au de ton équipe La répartition des tâches entre les membres de l’équipe, la clarté des missions et du rôle de chacun… La culture au sein de ton équipe La compréhension de la raison d’être et de la vision de ton équipe, la congruence entre le discours et les actes, les rituels pour renforcer le sentiment d’appartenance… La communication Les supports à disposition, l’accès aux informations, la clarté des messages, la facilité des échanges… Les relations entre collaborateurs et avec les managers L’ambiance générale entre collègues, la disponibilité de tes pairs et des N+1, l’accompagnement proposé… Si tu avais une baguette magique, quelle est "la" chose que tu changerais dans ton équipe ? Si tu as d’autres remarques, c’est ici : |
❓Et vous, utilisez vous le rapport d’étonnement dans vos équipes ? Comment profitez vous de l’arrivée d’un nouveau membre pour apprendre sur, et améliorer l’équipe ?
💡Les mouvements dans une équipe sont constitués d’arrivées mais également de départs (avec remplacements ou pas). Et si vous utilisiez chaque départ pour en savoir plus sur le fonctionnement au sein de l’équipe ? Dire aurevoir à un membre d’équipe est aussi l’occasion d’obtenir son avis sur des axes d’amélioration. Là encore le questionnement du rapport d’étonnement trouve son intérêt.
Crédit photo : ©Manon Pothin